Um assistente administrativo, às vezes chamado de funcionário de escritório, secretária ou até recepcionista, é alguém que realiza tarefas diárias de escritório e organização. Eles estão entre os funcionários mais importantes de uma organização, mantendo tudo funcionando sem problemas nos bastidores.
Os assistentes administrativos organizam arquivos, rascunham mensagens, agendam compromissos e ajudam outros funcionários. Embora você os encontre trabalhando em quase todos os setores, a maioria é empregada em escolas, hospitais, agências governamentais e escritórios médicos e jurídicos.
O que faz um assistente administrativo?
Os assistentes administrativos usam um computador para criar planilhas, redigir mensagens, gerenciar bancos de dados e preparar apresentações, relatórios e documentos. Eles também podem negociar com fornecedores, comprar suprimentos, gerenciar depósitos ou bibliotecas corporativas e obter dados de várias fontes. Os deveres específicos do trabalho variam de acordo com a experiência, cargo e especialidade.
Veja também:
O trabalho de um assistente administrativo geralmente envolve o seguinte:
- Manter sistemas de arquivamento em papel e eletrônico para registros e mensagens
- Encaminhar e distribuir emails e emails de entrada
- Responda cartas de rotina e e-mail
- Responder e anexar arquivos às mensagens recebidas
- Ortografia e gramática corretas para garantir a precisão
- Operar máquinas de fax, videoconferência e sistemas telefônicos e outros equipamentos de escritório
- Use computadores para planilha, processamento de texto, gerenciamento de banco de dados e outros aplicativos
- Preencher formulários de acordo com os procedimentos da empresa
Como é o local de trabalho?
Embora os assistentes administrativos trabalhem em quase todos os setores, muitos estão concentrados em escolas, hospitais, agências governamentais e escritórios legais e médicos. A maioria trabalha em período integral em ambientes confortáveis de escritório. Assistentes virtuais normalmente trabalham em um escritório em casa.